Foto: iStock

Digitala kvitton – vad gäller?

Faktaruta

Viktigt att tänka på!

Ur ett momsperspektiv är frågan om kvittohantering fortfarande oklar. Experterna på FAR:s medlemsrådgivning råder därför alla att alltid spara originalkvittot. Lär gärna artikeln i Balans nr1/2016, som handlar om kvittohantering ur ett momsperspektiv.

FAR:s medlemsrådgivning

Som medlem kan du kostnadsfritt ställa frågor till FAR:s rådgivare. Frågorna kan gälla redovisning, revision och juridik. Det kan också vara frågor som rör din yrkesroll. Skatte- och momsfrågor behandlas inte.

 

18 februari, 2017

FAR:s medlemsrådgivning får många frågor om hantering av digitala kvitton. Kan man slänga ett kvitto efter att man har skannat in det? Och vad gäller om kunden anlitar ett inskanningsföretag? För att reda ut detta virr-varr av frågor har Balans vänt sig till Maria Albanese, redovisningsspecialist på KPMG.

Om ett företag skannar in alla mottagna leverantörsfakturor och sparar informationen elektroniskt, måste då även de mottagna pappersfakturorna sparas eller kan de slängas efter inskanning?

– Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan sparas i det skick som materialet hade när det kom till företaget. En leverantörsfaktura som kommer till företaget i pappersform ska därför sparas i pappersform. Men det finns en möjlighet i bokföringslagen att föra över information från en form till en annan form, exempelvis genom att skanna in en pappersfaktura, då överförs den från pappersform till elektronisk form. För information som överförs finns särskilda arkiveringsregler.

Hur lång är arkiveringstiden?

– Arkiveringstiden är enligt bokföringslagen sju år. Om företaget har överfört räkenskapsinformation från en form till en annan ska det ursprungliga materialet sparas i tre år (om företaget har kalenderår som räkenskapsår). Det innebär att om företaget har fått en faktura på papper och skannat in den, ska pappersfakturan sparas i tre år och därefter räcker det att bara spara den skannade kopian de kvarvarande åren.

– Så länge pappersfakturan finns kvar ska det gå att hitta den utifrån den inskannade kopian. På samma sätt ska man utifrån papperskopian kunna hitta den skannade kopian och hur den är bokförd. Det kan man till exempel göra genom att numrera papperskopian och den skannade kopian. Ett annat sätt är att beskriva hur man hittar den ursprungliga papperskopian i företagets systemdokumentation.

Maria Albanese. Foto: KPMG

Maria Albanese. Foto: KPMG

Om kunden anlitar ett skanningföretag, hur lång är då arkiveringstiden för originalen respektive de inskannade fakturorna?

– Arkiveringstiden är densamma oavsett om företaget arkiverar sin räkenskapsinformation själv eller anlitar någon annan för att arkivera. Det är alltid företaget som har ansvar för att arkivering görs enligt bokföringslagen men det kan avtala med någon annan, till exempel ett skanningföretag, om att arkiveringen ska utföras. Ansvaret för arkivering kan företaget däremot aldrig avtala bort.

Vad sker om ett företag byter skanningföretag? Får de med sig länkarna till de elektroniska dokumenten?

– Företaget ansvarar alltid för att all räkenskapsinformation finns tillgänglig under hela arkiveringstiden. Vad som händer om företaget byter skanningföretag beror på vad företaget och skanningföretaget har avtalat om. Det är en fråga som är viktig att se över redan när avtal tecknas.

Vår kund har pappersbaserad fakturahantering men har nu fått en faktura via mejl i pdf-format. Måste jag arkivera mejlet, och hur lång är arkiveringstiden?

– Om en faktura kommer till företaget via mejl i pdf-format så har den kommit till företaget i elektronisk form och ska sparas i elektronisk form. Själva mejlet behöver normalt inte sparas om all information framgår av själva fakturan, däremot ska alltså fakturan sparas i elektronisk form.

– Om företaget skriver ut fakturan på papper har man gjort en överföring från elektronisk form till pappersform. Då är det överföringsregeln som blir tillämplig igen och fakturan i den elektroniska formen ska sparas de första tre åren. Därefter räcker det att bara spara den utskrivna papperskopian.

– På samma sätt som vid skanning ska det gå att hitta och förstå sambandet mellan den elektroniska fakturan och den utskrivna fakturan. Om företaget normalt har en pappersbaserad fakturahantering behöver man se över rutinerna för hur fakturor som kommer i elektronisk form ska arkiveras.

En kund handlar via nätet och får ett kvitto/bekräftelse eller faktura digitalt. Redovisningskonsulten får sedan underlagen via pdf eller sparade i dropbox. Vem är det som har originalet, kunden eller byrån?

– När det gäller räkenskapsinformation som företaget har tagit emot i elektronisk form är det i den elektroniska formen som informationen ska sparas. Om företaget får fakturan digitalt och sedan skickar den vidare till redovisningskonsulten elektroniskt på något annat sätt så går det bra så länge inte några uppgifter förändras eller försvinner i samband med detta. Kan man inte säkerställa att uppgifterna är oförändrade ska informationen sparas i det format som den togs emot i. Här behöver man se över att all information följer med och att inget ändras.

Hur lång är arkiveringstiden i detta fall?

– Arkiveringstiden är 7 år precis som för all annan räkenskapsinformation.

Många av frågorna som kommer till FAR:s medlemsrådgivning handlar om bankfiler. Det gäller både inbetalningsfiler och återrapporteringsfiler för utbetalningar. Behöver man arkivera bankfilen efter att man läst in den i bokföringssystemet?

– En bankfil är räkenskapsinformation eftersom den innehåller uppgifter till en verifikation som dokumenterar en betalning. Även bankfiler är räkenskapsinformation som företaget har tagit emot. Eftersom de är mottagna i elektronisk form ska de sparas i elektronisk form. Olika bokföringssystem hanterar bankfiler på olika sätt.

– Det kan också skilja sig hur filer från olika banker hanteras i ett och samma system. Det går därför inte att ge något generellt svar på den frågan utan man behöver se över hur systemet är uppbyggt och vilken information som kan sparas i det utifrån den aktuella banken. Går det inte att spara uppgifterna i själva bokföringssystemet får man spara filerna på annat sätt.

Hur lång är arkiveringstiden?

– Arkiveringstiden är 7 år.

Vem bär i så fall ansvaret för att arkivera filerna?  

– Det är alltid företaget som ansvarar för att arkivera sin egen räkenskapsinformation. Men företaget kan avtala med någon annan till exempel banken eller bokföringsbyrån att sköta arkiveringen.

Om det är banken som sköter arkiveringen, vad händer då om jag byter bank?

– Vad som händer med räkenskapsinformationen när företaget byter bank eller bokföringsbyrå är en fråga som är viktig att se över redan när avtal tecknas.

Räcker informationen i filen som underlag för att följa bokföringslagen eller måste man komplettera med någon form av underlag, till exempel en insättningsavi?

– Det är en fråga som det är svår att ge ett generellt svar på. Enligt bokföringslagen ska det för varje affärshändelse finnas en verifikation och verifikationen ska innehålla ett antal uppgifter. Om bankfilen inte innehåller alla uppgifter kan verifikationen behöva kompletteras.

Om en kund skapar en faktura i datorn och skriver ut den för att sända den till sin kund, kan kunden då lagra fakturan elektroniskt eller måste papperskopian skrivas ut och arkiveras?

– När det gäller räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat såsom till exempel kundfakturor anger bokföringslagen att sådan räkenskapsinformation ska sparas i samma skick som den fick när den sammanställdes. Informationen anses sammanställd när den har fått formen i vilken den ska presenteras i företagets egen bokföring. Företaget måste därför ta ställning till vilken presentationsform som kundfakturorna ska ha – antingen elektronisk form eller pappersform. I vilken form som fakturorna skickas till kunden spelar inte någon roll.

Hur lång är arkiveringstiden?

– Arkiveringstiden är 7 år och även i det här fallet är överföringsreglerna möjliga att använda.

En kund betalar en hotellövernattning med företagskort. Hotellräkningen kommer till redovisningskonsulten som en pdf-fil via mejl. Vad gäller? Är det någon skillnad om kunden även får ett kvitto vid utcheckningen?

– Om hotellräkningen kommer via mejlen är den mottagen av företaget i elektronisk form och ska sparas i elektronisk form. Om kvittot tas emot i pappersform så är det papperskvittot som ska sparas. Även i de här fallen är överföringsregeln möjlig att använda.

– Det finns en regel i Bokföringsnämndens allmänna råd om bokföring (BFNAR 2013:2) som kan bli tillämplig i det fall då hotellräkningen kommer till företaget i både elektronisk form och i pappersform. Regeln är bara tillämplig om räkningen kommer i båda formerna (både som pdf-fil och papperskvitto) och i nära anslutning till varandra (någon eller några dagar emellan). Under de förutsättningarna får räkningen sparas i den form som den är tänkt att presenteras i företaget. Har företaget valt att presentera räkenskapsinformationen i pappersform innebär det att företaget inte behöver spara pdf-filen med räkningen.

Om kunden i stället fotar kvittot via en kvitto-app, vad gäller då?

– Här gäller samma regler som vid skanning av fakturor, det vill säga om företaget tar emot ett papperskvitto är det papperskvittot som ska sparas. Om kvittot fotas måste ändå pappret sparas de första tre åren.

Läs mer: Papper eller digitalt – hur arkiverar jag mitt material på rätt sätt?

Läs mer: Så kan övergången till digitala kvitton påskyndas

Läs mer: Dags att få kasta kvittot!

Taggar: digitala kvitton

Text: Pernilla Halling

pernilla.halling@far.se
Annons
Far Online

Återvänder till revisorsyrket: ”En nystart”

9 juli, 2020 Ola Almquist lämnade jobbet som revisor för en tjänst som ekonomichef. Nu har han återvänt.

Så får din byrå godkänd utbildningsplan

8 juli, 2020 Revisorsinspektionen uppdaterar sin vägledning om godkännande av utbildningsplan - för att underlätta för byråerna.

Förtroendet A och O i relationen med kunden

6 juli, 2020 "Auktorisationen tillför ett stort värde för kunden".

”Det är tuffa tider – men de gynnar oss”

3 juli, 2020 Auktoriserade revisorn Carl-Magnus Falk bakom nytt webbaserat boksluts- och årsredovisningsprogram som ska revolutionera redovisningen.

7 nyheter på hållbarhetsområdet

1 juli, 2020 Taxonomier, handlingsplaner, förordningar och direktiv. Och vad är egentligen New Green Deal?

Har lagkraven höjt kvaliteten? – så svarar hållbarhetsexperterna

30 juni, 2020 Sveriges större bolag har krav på sig att hållbarhetsrapportera. Frågan är om det höjt redovisningskvaliteten.

 Upp