Foto: iStock

Digitala kvitton – vad gäller?

Faktaruta

Viktigt att tänka på!

Ur ett momsperspektiv är frågan om kvittohantering fortfarande oklar. Experterna på FAR:s medlemsrådgivning råder därför alla att alltid spara originalkvittot. Lär gärna artikeln i Balans nr1/2016, som handlar om kvittohantering ur ett momsperspektiv.

FAR:s medlemsrådgivning

Som medlem kan du kostnadsfritt ställa frågor till FAR:s rådgivare. Frågorna kan gälla redovisning, revision och juridik. Det kan också vara frågor som rör din yrkesroll. Skatte- och momsfrågor behandlas inte.

 

18 februari, 2017

FAR:s medlemsrådgivning får många frågor om hantering av digitala kvitton. Kan man slänga ett kvitto efter att man har skannat in det? Och vad gäller om kunden anlitar ett inskanningsföretag? För att reda ut detta virr-varr av frågor har Balans vänt sig till Maria Albanese, redovisningsspecialist på KPMG.

Om ett företag skannar in alla mottagna leverantörsfakturor och sparar informationen elektroniskt, måste då även de mottagna pappersfakturorna sparas eller kan de slängas efter inskanning?

– Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan sparas i det skick som materialet hade när det kom till företaget. En leverantörsfaktura som kommer till företaget i pappersform ska därför sparas i pappersform. Men det finns en möjlighet i bokföringslagen att föra över information från en form till en annan form, exempelvis genom att skanna in en pappersfaktura, då överförs den från pappersform till elektronisk form. För information som överförs finns särskilda arkiveringsregler.

Hur lång är arkiveringstiden?

– Arkiveringstiden är enligt bokföringslagen sju år. Om företaget har överfört räkenskapsinformation från en form till en annan ska det ursprungliga materialet sparas i tre år (om företaget har kalenderår som räkenskapsår). Det innebär att om företaget har fått en faktura på papper och skannat in den, ska pappersfakturan sparas i tre år och därefter räcker det att bara spara den skannade kopian de kvarvarande åren.

– Så länge pappersfakturan finns kvar ska det gå att hitta den utifrån den inskannade kopian. På samma sätt ska man utifrån papperskopian kunna hitta den skannade kopian och hur den är bokförd. Det kan man till exempel göra genom att numrera papperskopian och den skannade kopian. Ett annat sätt är att beskriva hur man hittar den ursprungliga papperskopian i företagets systemdokumentation.

Maria Albanese. Foto: KPMG

Maria Albanese. Foto: KPMG

Om kunden anlitar ett skanningföretag, hur lång är då arkiveringstiden för originalen respektive de inskannade fakturorna?

– Arkiveringstiden är densamma oavsett om företaget arkiverar sin räkenskapsinformation själv eller anlitar någon annan för att arkivera. Det är alltid företaget som har ansvar för att arkivering görs enligt bokföringslagen men det kan avtala med någon annan, till exempel ett skanningföretag, om att arkiveringen ska utföras. Ansvaret för arkivering kan företaget däremot aldrig avtala bort.

Vad sker om ett företag byter skanningföretag? Får de med sig länkarna till de elektroniska dokumenten?

– Företaget ansvarar alltid för att all räkenskapsinformation finns tillgänglig under hela arkiveringstiden. Vad som händer om företaget byter skanningföretag beror på vad företaget och skanningföretaget har avtalat om. Det är en fråga som är viktig att se över redan när avtal tecknas.

Vår kund har pappersbaserad fakturahantering men har nu fått en faktura via mejl i pdf-format. Måste jag arkivera mejlet, och hur lång är arkiveringstiden?

– Om en faktura kommer till företaget via mejl i pdf-format så har den kommit till företaget i elektronisk form och ska sparas i elektronisk form. Själva mejlet behöver normalt inte sparas om all information framgår av själva fakturan, däremot ska alltså fakturan sparas i elektronisk form.

– Om företaget skriver ut fakturan på papper har man gjort en överföring från elektronisk form till pappersform. Då är det överföringsregeln som blir tillämplig igen och fakturan i den elektroniska formen ska sparas de första tre åren. Därefter räcker det att bara spara den utskrivna papperskopian.

– På samma sätt som vid skanning ska det gå att hitta och förstå sambandet mellan den elektroniska fakturan och den utskrivna fakturan. Om företaget normalt har en pappersbaserad fakturahantering behöver man se över rutinerna för hur fakturor som kommer i elektronisk form ska arkiveras.

En kund handlar via nätet och får ett kvitto/bekräftelse eller faktura digitalt. Redovisningskonsulten får sedan underlagen via pdf eller sparade i dropbox. Vem är det som har originalet, kunden eller byrån?

– När det gäller räkenskapsinformation som företaget har tagit emot i elektronisk form är det i den elektroniska formen som informationen ska sparas. Om företaget får fakturan digitalt och sedan skickar den vidare till redovisningskonsulten elektroniskt på något annat sätt så går det bra så länge inte några uppgifter förändras eller försvinner i samband med detta. Kan man inte säkerställa att uppgifterna är oförändrade ska informationen sparas i det format som den togs emot i. Här behöver man se över att all information följer med och att inget ändras.

Hur lång är arkiveringstiden i detta fall?

– Arkiveringstiden är 7 år precis som för all annan räkenskapsinformation.

Många av frågorna som kommer till FAR:s medlemsrådgivning handlar om bankfiler. Det gäller både inbetalningsfiler och återrapporteringsfiler för utbetalningar. Behöver man arkivera bankfilen efter att man läst in den i bokföringssystemet?

– En bankfil är räkenskapsinformation eftersom den innehåller uppgifter till en verifikation som dokumenterar en betalning. Även bankfiler är räkenskapsinformation som företaget har tagit emot. Eftersom de är mottagna i elektronisk form ska de sparas i elektronisk form. Olika bokföringssystem hanterar bankfiler på olika sätt.

– Det kan också skilja sig hur filer från olika banker hanteras i ett och samma system. Det går därför inte att ge något generellt svar på den frågan utan man behöver se över hur systemet är uppbyggt och vilken information som kan sparas i det utifrån den aktuella banken. Går det inte att spara uppgifterna i själva bokföringssystemet får man spara filerna på annat sätt.

Hur lång är arkiveringstiden?

– Arkiveringstiden är 7 år.

Vem bär i så fall ansvaret för att arkivera filerna?  

– Det är alltid företaget som ansvarar för att arkivera sin egen räkenskapsinformation. Men företaget kan avtala med någon annan till exempel banken eller bokföringsbyrån att sköta arkiveringen.

Om det är banken som sköter arkiveringen, vad händer då om jag byter bank?

– Vad som händer med räkenskapsinformationen när företaget byter bank eller bokföringsbyrå är en fråga som är viktig att se över redan när avtal tecknas.

Räcker informationen i filen som underlag för att följa bokföringslagen eller måste man komplettera med någon form av underlag, till exempel en insättningsavi?

– Det är en fråga som det är svår att ge ett generellt svar på. Enligt bokföringslagen ska det för varje affärshändelse finnas en verifikation och verifikationen ska innehålla ett antal uppgifter. Om bankfilen inte innehåller alla uppgifter kan verifikationen behöva kompletteras.

Om en kund skapar en faktura i datorn och skriver ut den för att sända den till sin kund, kan kunden då lagra fakturan elektroniskt eller måste papperskopian skrivas ut och arkiveras?

– När det gäller räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat såsom till exempel kundfakturor anger bokföringslagen att sådan räkenskapsinformation ska sparas i samma skick som den fick när den sammanställdes. Informationen anses sammanställd när den har fått formen i vilken den ska presenteras i företagets egen bokföring. Företaget måste därför ta ställning till vilken presentationsform som kundfakturorna ska ha – antingen elektronisk form eller pappersform. I vilken form som fakturorna skickas till kunden spelar inte någon roll.

Hur lång är arkiveringstiden?

– Arkiveringstiden är 7 år och även i det här fallet är överföringsreglerna möjliga att använda.

En kund betalar en hotellövernattning med företagskort. Hotellräkningen kommer till redovisningskonsulten som en pdf-fil via mejl. Vad gäller? Är det någon skillnad om kunden även får ett kvitto vid utcheckningen?

– Om hotellräkningen kommer via mejlen är den mottagen av företaget i elektronisk form och ska sparas i elektronisk form. Om kvittot tas emot i pappersform så är det papperskvittot som ska sparas. Även i de här fallen är överföringsregeln möjlig att använda.

– Det finns en regel i Bokföringsnämndens allmänna råd om bokföring (BFNAR 2013:2) som kan bli tillämplig i det fall då hotellräkningen kommer till företaget i både elektronisk form och i pappersform. Regeln är bara tillämplig om räkningen kommer i båda formerna (både som pdf-fil och papperskvitto) och i nära anslutning till varandra (någon eller några dagar emellan). Under de förutsättningarna får räkningen sparas i den form som den är tänkt att presenteras i företaget. Har företaget valt att presentera räkenskapsinformationen i pappersform innebär det att företaget inte behöver spara pdf-filen med räkningen.

Om kunden i stället fotar kvittot via en kvitto-app, vad gäller då?

– Här gäller samma regler som vid skanning av fakturor, det vill säga om företaget tar emot ett papperskvitto är det papperskvittot som ska sparas. Om kvittot fotas måste ändå pappret sparas de första tre åren.

Läs mer: Papper eller digitalt – hur arkiverar jag mitt material på rätt sätt?

Läs mer: Så kan övergången till digitala kvitton påskyndas

Läs mer: Dags att få kasta kvittot!

Taggar: digitala kvitton

Text: Pernilla Halling

pernilla.halling@far.se

3 svar till “Digitala kvitton – vad gäller?”

  1. Fredrik Wessberg skriver:

    Något som ännu inte prövats i domstol är fallet där anställda lämnar in sina utläggsräkningar inklusive kvittounderlagen digitalt till sin arbetsgivare. De gör inköp med EGET kreditkort (eller kontakt), fotograferar eller skannar sina kvitton, upprättar en utläggsräkning och skickar in denna digitalt ihop med bilderna på sina kvitton. I det här fallet inkommer båda underlagen (utläggsräkningen och tillhörande kvitton) till företaget i digital form. Här rekommenderar alla revisionsbyråer sina kunder att inhämta dessa utläggskvitton i pappersform och spara i pärmar, eftersom rättsläget är osäkert. Men man kan tolka lagen som att den ANSTÄLLDE inte är det samma som FÖRETAGET – därför kan den anställde slänga sina papperskvitton efter att ha redovisat sina utlägg. Och företaget behöver inte hämta in dessa. Jag antar att det revisionsbyråerna bara följer FAR:s rekommendationer?

  2. Hej Fredrik,

    Tack för din kommentar!

    Jag har tagit hjälp av Bengt Skough här på FAR för att svara på din kommentar (se nedan).

    Vänligen,
    Sofia Hadjipetri Glantz, digital redaktör, FAR

    ”Generellt gäller följande när en anställd lägger ut egna pengar för företagets kostnad: Om den anställde har gjort utlägg privat beror det på i vilken form hen enligt företagets policy lämnar reseräkning och underlagen. Räkenskapsinformationen ska sparas i den form företaget tagit emot den. Skickar den anställde in en bild på ett kvitto är det bilden som är företagets originalhandling. MEN. I grunden gäller dock att det alltid är viktigt för företaget att kunna ta fram originaldokumentet om det efterfrågas. Om man får in ett digitalt kvitto och skickar det vidare är det inget problem. Men om man får ett kvitto och tar ett foto på det så att det lagras i appen – och skickar det vidare till ekonomiavdelningen kan det vara knepigare. Det är inte utrett huruvida Skatteverket möjligen kan förvägra företaget avdrag för momsen på de kostnader som den anställde lagt ut. Det är en risk som företaget tar om man accepterar att personalen slänger ursprungskvitto.”

  3. […] – Balans – skriver (i februari 2017) om digitala kvitton här. KPMG (revisorer) har skrivit om saken […]

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Annons
Annons

Experten: 8 frågor och svar om semester och semesterlön

17 juni, 2019 Balans vänder sig till advokat Anneli Lönnborg för att få svar på frågor om semester.

Fika med Martin Hammarström: ”Fokuserar på affärerna, vinnare och förlorare”

11 juni, 2019 Revisionsvärlden har på tre år lyckats bli en etablerad nyhetskälla i revisions- och redovisningsbranschen.

”Komplex skatt lockade”

10 juni, 2019 Flexibelt jobb präglat av ständiga förändringar. Så beskri­ver Jörgen Graner på KPMG sitt arbete.

Högt i tak och låg prestige

7 juni, 2019 Balans hälsar på PrimeQ i Stockholm som erbjuder personalen största möjliga flexibilitet.

Timkravet för revisorer avskaffas

29 maj, 2019 I stället för att räkna timmar ska RI titta närmare på utbildning och erfarenhet.

Patrik Anderbro ny vd för KPMG

28 maj, 2019 Auktoriserade revisorn Patrik Anderbro blir ny vd för KPMG i Sverige.

 Upp