Foto: Privat

Bli kvitt tidstjuvarna på jobbet

22 december, 2014

Behovet av att finna nya arbetssätt har aldrig varit så stort som nu. Det konstaterar planeringsexperten Helén Vedlé, som tillsammans med Rune Nilsson skrivit boken Planera smartare – få tid för det viktiga.

Känner du att du kan planera och styra ditt arbete? Eller måste du kolla mejlen varje gång det plingar till i din inbox? Och blir du stressad av att du kanske missat något viktigt på sociala medier?

Helén Vedlé, som driver företaget Get Ready, konstaterar att många i dag är så pressade att de anser att de inte hinner med de viktigaste arbetsuppgifterna.

– Vi har så många inkommande signaler i dag. Mejlmängden har ökat otroligt mycket. Dessutom tillkommer telefonmeddelanden, sms, chattar och att alla sociala media inom företaget ska underhållas dagligen och intranät ska läsas. Utöver det sitter många i öppna miljöer och får tätare kontakt med sina kollegor, säger hon.

Stressen gör det svårt att prioritera och många hoppar direkt på det som ger högst signal för tillfället. Det gör att vi hoppar från uppgift till uppgift utan att hinna klart, något som skapar frustration, otillfredsställelse och en känsla av att inte ha kontroll. Men det går att ändra sitt beteende.

– Är du mejlnarkoman och inte kan låta bli att oavbrutet titta när det kommer ett nytt mejl oberoende av om det är lunch, kväll eller helg, då kan det vara bra att ta två ordentliga sjok av tid under en arbetsdag då du verkligen jobbar igenom alla mejl du fått. Och är du tidsoptimist kan du avsätta tid i almanackan för förflyttning mellan mötena, säger Helén Vedlé.

För den som ska skapa nya rutiner rekommenderar hon att först sätta sig och definiera vilka de viktigaste arbetsuppgifterna är. Sedan att reservera tid så att man vet att man hinner med dem.

– Jag upplever att de som jobbar effektivt med planering och prioritering får ett annat lugn och minskar tiden för att släcka bränder, säger hon.

 

Sex tips från boken Planera smartare

– få tid för det viktiga. Boken är utgiven på Hoi förlag AB.

 

1.  Avsätt 15 minuter en gång i veckan för att planera kommande vecka. Du gör en att göra-lista samt bokar in arbete i almanackan som tar mer än två timmar.

2. Besluta dig för att använda bara en att göra-lista (papper eller elektronisk) där du samlar allt som ska göras. Sluta med olika block, lösa lappar och anteckningar i olika elektroniska redskap.

3. Uppskatta hur lång tid varje arbetsuppgift tar på din att göra lista. Bli medveten om att du är en tidsoptimist.

4. Gör en tidsstudie för några dygn där du noterar vad du gör vid olika tidpunkter. Det ger dig en chans att bli mer medveten och hur du ska kunna fördela tiden som du vill ha den.

5. Avsätt tid 1-3 tillfällen per dag för att arbeta med mejlen.

6. Ta en planeringsexpert till hjälp om du behöver hjälp med att se över hur du kan arbeta med mejlen på ett bättre sätt.

Text: Charlotta Marténg

Annons
Far Online

Experten: 10 frågor och svar om kapitaltäckning

21 september, 2020 När kan en kapitaltäckningsgaranti användas och vad gäller egentligen? Experten reder ut.

3 saker att tänka på inför anställningsintervjun

18 september, 2020 Balans har frågat fem stora byråer om vad framgångsrika kandidater bör tänka på inför anställningsintervjun.

Hon är ny ordförande i FAR

18 september, 2020 Åsa Lundvall, EY, är ny ordförande i FAR. Det här är hennes tre fokusområden.

WinWin vinnare Årets framtidsbyrå 2020

17 september, 2020 Innovativt ledarskap och en tydlig affärsmodell. Det gav WinWin Ekonomi segern i Årets framtidsbyrå 2020.

Niclas Hellman tilldelas CH Witts pris 2020

17 september, 2020 CH Witts pris 2020 går till Niclas Hellman. "Fullkomligt lysande" är juryns omdöme om artikeln.

”Yrkesstolthet är viktigt”

16 september, 2020 Sofia Berglin driver enmansbyrå: Lägga tiden på rätt saker efter egen planering de största fördelarna.

 Upp