Foto: Privat

Bli kvitt tidstjuvarna på jobbet

22 december, 2014

Behovet av att finna nya arbetssätt har aldrig varit så stort som nu. Det konstaterar planeringsexperten Helén Vedlé, som tillsammans med Rune Nilsson skrivit boken Planera smartare – få tid för det viktiga.

Känner du att du kan planera och styra ditt arbete? Eller måste du kolla mejlen varje gång det plingar till i din inbox? Och blir du stressad av att du kanske missat något viktigt på sociala medier?

Helén Vedlé, som driver företaget Get Ready, konstaterar att många i dag är så pressade att de anser att de inte hinner med de viktigaste arbetsuppgifterna.

– Vi har så många inkommande signaler i dag. Mejlmängden har ökat otroligt mycket. Dessutom tillkommer telefonmeddelanden, sms, chattar och att alla sociala media inom företaget ska underhållas dagligen och intranät ska läsas. Utöver det sitter många i öppna miljöer och får tätare kontakt med sina kollegor, säger hon.

Stressen gör det svårt att prioritera och många hoppar direkt på det som ger högst signal för tillfället. Det gör att vi hoppar från uppgift till uppgift utan att hinna klart, något som skapar frustration, otillfredsställelse och en känsla av att inte ha kontroll. Men det går att ändra sitt beteende.

– Är du mejlnarkoman och inte kan låta bli att oavbrutet titta när det kommer ett nytt mejl oberoende av om det är lunch, kväll eller helg, då kan det vara bra att ta två ordentliga sjok av tid under en arbetsdag då du verkligen jobbar igenom alla mejl du fått. Och är du tidsoptimist kan du avsätta tid i almanackan för förflyttning mellan mötena, säger Helén Vedlé.

För den som ska skapa nya rutiner rekommenderar hon att först sätta sig och definiera vilka de viktigaste arbetsuppgifterna är. Sedan att reservera tid så att man vet att man hinner med dem.

– Jag upplever att de som jobbar effektivt med planering och prioritering får ett annat lugn och minskar tiden för att släcka bränder, säger hon.

 

Sex tips från boken Planera smartare

– få tid för det viktiga. Boken är utgiven på Hoi förlag AB.

 

1.  Avsätt 15 minuter en gång i veckan för att planera kommande vecka. Du gör en att göra-lista samt bokar in arbete i almanackan som tar mer än två timmar.

2. Besluta dig för att använda bara en att göra-lista (papper eller elektronisk) där du samlar allt som ska göras. Sluta med olika block, lösa lappar och anteckningar i olika elektroniska redskap.

3. Uppskatta hur lång tid varje arbetsuppgift tar på din att göra lista. Bli medveten om att du är en tidsoptimist.

4. Gör en tidsstudie för några dygn där du noterar vad du gör vid olika tidpunkter. Det ger dig en chans att bli mer medveten och hur du ska kunna fördela tiden som du vill ha den.

5. Avsätt tid 1-3 tillfällen per dag för att arbeta med mejlen.

6. Ta en planeringsexpert till hjälp om du behöver hjälp med att se över hur du kan arbeta med mejlen på ett bättre sätt.

Text: Charlotta Marténg

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Annons
Annons

Experten: 8 frågor och svar om semester och semesterlön

17 juni, 2019 Balans vänder sig till advokat Anneli Lönnborg för att få svar på frågor om semester.

Fika med Martin Hammarström: ”Fokuserar på affärerna, vinnare och förlorare”

11 juni, 2019 Revisionsvärlden har på tre år lyckats bli en etablerad nyhetskälla i revisions- och redovisningsbranschen.

”Komplex skatt lockade”

10 juni, 2019 Flexibelt jobb präglat av ständiga förändringar. Så beskri­ver Jörgen Graner på KPMG sitt arbete.

Högt i tak och låg prestige

7 juni, 2019 Balans hälsar på PrimeQ i Stockholm som erbjuder personalen största möjliga flexibilitet.

Timkravet för revisorer avskaffas

29 maj, 2019 I stället för att räkna timmar ska RI titta närmare på utbildning och erfarenhet.

Patrik Anderbro ny vd för KPMG

28 maj, 2019 Auktoriserade revisorn Patrik Anderbro blir ny vd för KPMG i Sverige.

 Upp