År 1474 skrev Luca Pacioli den första kända boken om bokföring. Efter detta har flera tillvägagångssätt och regler ändrats men principen är densamma. Vi har i drygt 550 år ägnat oss åt bokföring och fram tills i dag har allt skett i pappersformat. Tiderna förändras och kraven och efterfrågan på att hanteringen ska ske digitalt blir allt större. Men medan många ser fördelarna med att ha allt samlat på en och samma plats (i molnet) finns det fortfarande en hel del som hellre vill göra ”som man alltid gjort”.

Själv känner jag mig väl redo för en ljus och digital framtid! Jag har fått uppleva kontrasten mellan den klassiska bokföringen och den kommande digitaliseringen och jag är tacksam för att få vara med på denna resa tillsammans med mina branschkollegor.

En fråga som många ställer sig är om bokföringen verkligen går att göra hundra procent digital. Och svaret är – såklart – ja! För vissa företag innebär det en större anpassning av rutiner och hantering för att få det att fungera rent partiskt men ingenting är omöjligt. För andra företag är en digital övergång enklare och kan gå betydligt snabbare än vad man tror.

Första steget är att skapa en tydlig målbild av vad man vill få ut av bokföringen och den digitala anpassningen för att se vad som passar just er bäst. För en del är det lättare att hålla det enkelt med bildkoppling direkt till verifikatet som görs manuellt och för andra gäller steget längre med automatisk tolkning och kontering av moms respektive kostnad.

Det finns många tekniska hjälpmedel som underlättar arbetet med bokföringen. Bland annat EDI-faktura (digital faktura direkt in i bokföringsprogrammet) fakturatolkning som läser av betalningsinformationen på en befintlig faktura, betalning via fil, återrapporteringsfil av in- och utbetalningar, appar för fotografering av kvitton med tolkning, med mera. Listan kan göras lång.

Med digitaliseringen kommer större krav på kommunikation och hantering av bokföringsunderlagen. Det kommer även ställas större krav på de finansiella rapporterna till kunden. För att kunna hantera detta krävs praktisk utbildning i det nya sättet att arbeta och även utbildning i nya programvaror.

Jag är övertygad om att vi inom en snar framtid kommer jobba helt papperslöst. Vi ser redan nu integrationssystem med bokföring, bank och myndigheter. Kopplingarna mellan dessa kommer bli allt tydligare. Det blir allt vanligare att använda sig av bankbetalning och återrapporteringar via fil från banken. Jag tror med all säkerhet att vi i framtiden kommer ha bokföringen kopplad direkt till banken och det kommer inte längre finnas någon manuell hantering av bankfiler. Allt för att underlätta och förenkla arbetet.

Vi ser detta redan nu med de nya arbetsgivardeklarationerna på individnivå där löneprogram kan överföra informationen direkt till Skatteverkets E-tjänst utan fil. Ett annat exempel är inlämning av årsredovisning. Än är det vanligaste att årsredovisningen skickas i pappersform till Bolagsverket, men redan förra året öppnades möjligheten upp om digital inlämning och signering via bank-id.

Framtiden sker varje dag och så även i vår bransch. En byrå måste konstant ligga i framkant när det gäller programvaror och teknisk kompetens. Detta gör det såklart inte enklare för de digitala redovisningsbyråerna då de liksom de andra ”icke digitala” även måste hålla sig uppdaterade när det gäller nya lagar och regler som ska följas och löpande uppdateras.

Varför ska man då eftersträva att vara en digital byrå? Svaret på frågan är enkel: Det är så framtiden kommer att se ut!

Tidigare debatt i ämnet