Få svenska byråer använder Peppol, eller har ens hört talas om det. Det visar Balans rundringning. Men Peppol växer snabbt både i Sverige, EU och världen. 2019 arbetade cirka 3 000 svenska företag med Peppol. I dag är det över 35 000.

Anderz Petersson arbetar med Peppol på Sveriges Peppolmyndighet, DIGG, Myndigheten för digital förvaltning. Han tvekar inte.

— Inom fem år kommer Peppol att dominera inom offentlig sektor, och kanske även i privata företag. Vi vill gärna att det ska gå fortare än så, säger han.

Enorma summor skulle kunna sparas med Peppol, anser han. Redan 2017 bedömde regeringen att den samhällsekonomiska nyttan av en övergång till elektronisk fakturering skulle vara 200 miljoner om året, bara i Sverige, bara för offentlig sektor och bara för inkommande fakturor.

Anderz Petersson. Foto: Petra Berggren

Offentliga sektorn igång

I Sverige måste inkommande fakturor till den offentliga sektorn gå via Peppol, och i Norge skickas redan hälften av alla fakturor med systemet.

En tsunami av peppolanslutning pågår i det tysta i en rad länder. Bland de senast anslutna finns Singapore och Japan.

– Det finns ingen anledning att inte använda sig av e-fakturalösningar. Vi vill att även de mindre företagen ska få upp ögonen för det här. Och vi tror absolut att det är inom räckhåll, säger Anderz Petersson.

Magnus Kempe är omvärldsanalytiker på Kairos Future och arbetar med att fånga upp trender.

— Experter och forskare brukar vara oeniga om framtiden, men så är det inte i det här fallet. Peppol tar definitivt över, hävdar han.

Dagens  betalningar ineffektiva

I dag försvåras och fördyras betalningar av en uppsjö av standarder för e-fakturering.

— Tänk om mobilsamtal fungerade så. Tänk om den som ville ringa någon måste ta reda på om mottagaren har ett eget system, eller vilket företag som hanterar telefonnumren till just denna kund, eller till och med tvingas bygga en egen teknisk integration med just den aktören, säger Magnus Kempe.

— Det vore vansinnigt ineffektivt, men så kan det ibland vara med e-fakturor och e-fakturaportaler i dag.

Magnus Kempe. Foto: Marie-Therese Karlberg

Ingen skulle acceptera att det krävdes en separat app för att ringa till Ikea, en till Vattenfall och en tredje för landstinget i Norrbotten. När vi ringer med mobilen finns nationella nät och alla kan ringa alla. Så borde det vara med e-fakturor också, anser Magnus Kempe.

Peppol löser problemet.

– Peppol kan bli som GSM, en standard för kommunikation, som operatörer arbetar med. De kan koppla samtal mellan sig. Den som vill skicka en faktura behöver bara ett id-nummer till mottagaren och vara ansluten. EU står för infrastrukturen, säger han.

Peppol = Swish för fakturor

Därför kallas Peppol ibland för ett mobilnät för fakturor eller Swish för fakturor. Pappersfakturan som går med snigelpost kan snart bli lika vanlig som tjock-tv.

En del länder har nationella faktureringssystem via sina skatteverk. De är de enda storskaliga alternativen till Peppol, enligt Magnus Kempe.

Peppol har också system för affärsdokument som ordrar och kataloger. Det möjliggör automatisering av fler processer. Många företag vill använda artificiell intelligens för att hitta mönster som människor missar, men då måste systemen ha data att jobba med, vilket kräver e-fakturering.

— Alla experter jag talar med säger att informationen på fakturorna är det viktigaste som måste digitaliseras. Vi pratar mycket om AI, men självklart måste vi då ha ett effektivt, maskinläsbart faktureringssystem. Som Peppol.

Systemleverantörer vs Peppol

Hur mycket Peppol förenklar e-handeln inom EU på kort sikt, det återstår att se, menar Jennie-Ann Karlsson på Visma.

På papperet kan det se ut som om Peppol hjälper den minsta företagare att enkelt handla med företag i hela EU och andra länder. Behöver en företagare alls hjälp av en systemvaruleverantör som Visma för att använda Peppol?

– Ja, som företagare har du inte direktaccess till Peppol, utan e-fakturan går via accesspunkter. E-fakturan skapas i ett ERP-system som levererar den. Vi rekommenderar att du går via ett bra affärssystem, säger Jennie-Ann Karlsson.

Och eftersom fakturor till offentligt förvaltning i Sverige sedan 2019 ska gå via Peppol är tekniken redan på plats i de allra flesta affärssystem.

– Det vore bra om fler företag och myndigheter började både skicka och ta emot e-fakturor, inte minst för miljöns skull, för att minskad manuell hantering ger färre fel, och för att EU-harmonisering är bra.

Kan Peppol bli världsstandard på lång sikt?

— Det är för tidigt att säga, men, ja, kanske.

Therese Andersson. Foto: Christian Gustavsson

För FAR spelar det ingen roll vilket e-fakturasystem företagen använder bara det ökar det elektroniska flödet. Pdf-fakturor ger inte samma möjligheter.

— FAR verkar för digitalisering och innovation. Elektroniska fakturor är en viktig del. Peppol en väg att gå, säger Therese Andersson, affärsområdeschef på FAR.

Företagares eventuella invändningar

Men Therese Andersson förstår om företagen tvekar. Större företag har redan egna affärssystem. Varför byta? Och en småföretagare kanske föredrar att skicka en pdf-faktura till kunderna, eller skriva ut en gammal hederlig pappersfaktura. Och vad händer om Peppol krånglar? Men en pappersfaktura, den kan man alltid skicka.

Invändningarna gör att företagare sällan självmant börjar använda Peppol. Det blir snarare av när man måste.

— Vad man kanske inte tänker på är att även en pappersfaktura kan komma bort. Eller att känsliga uppgifter läses av någon utomstående. Men de riskerna är på något sätt mer begripliga, de förstår man, medan Peppol kan kännas stort och anonymt, säger Therese Andersson.